Crear una empresa no debería comenzar llenando un formulario. Debería comenzar respondiendo preguntas incómodas: quién toma las decisiones, qué aporta cada socio, cómo se reparten las utilidades y qué ocurre si alguien quiere salir.
Una empresa puede quedar registrada en pocos días y, aun así, empezar con problemas que tardarán años en resolverse.
Antes de crearla: define cómo funcionará
La Sociedad por Acciones Simplificada, conocida como SAS, es una alternativa habitual por su flexibilidad. Sin embargo, que sea flexible no significa que todos los estatutos deban ser iguales. El documento de constitución debería reflejar el negocio real y no limitarse a copiar un modelo.
Socios y aportes
Define quién aporta dinero, conocimiento, clientes, activos o trabajo y cómo se reconoce cada contribución.
Decisiones
Establece qué puede decidir el representante legal y qué asuntos requieren aprobación de los accionistas.
Salidas y conflictos
Acuerda desde el inicio qué pasa si un socio vende, incumple, fallece o deja de participar en el proyecto.
La ruta de constitución, paso a paso
- Comprueba el nombre. Consulta que no exista un nombre idéntico en el Registro Único Empresarial y Social. Recuerda que registrar la sociedad no equivale a proteger la marca.
- Escoge las actividades económicas. Los códigos CIIU deben corresponder con lo que la empresa hará y facturará realmente.
- Prepara el documento de constitución. Incluye accionistas, capital autorizado, suscrito y pagado, administración, objeto y reglas de decisión.
- Realiza el registro mercantil. La Ventanilla Única Empresarial permite consultar y adelantar trámites para persona natural y jurídica en los municipios habilitados.
- Verifica RUT y NIT. El RUT identifica y clasifica las obligaciones tributarias. Revisa responsabilidades, dirección, actividad y datos del representante legal antes de facturar.
- Prepara la operación. Cuenta bancaria, facturación electrónica cuando aplique, libros, contratos, seguridad social, protección de datos y permisos sectoriales no se resuelven por el simple hecho de obtener la matrícula.
Tres registros que suelen confundirse
| Registro | Qué resuelve | Qué no resuelve |
|---|---|---|
| Matrícula mercantil | Formaliza al comerciante o la sociedad ante la Cámara de Comercio. | No protege por sí sola el nombre como marca. |
| RUT y NIT | Identifican a la empresa ante la DIAN y reflejan sus obligaciones. | No sustituyen permisos ni registros sectoriales. |
| Registro de marca | Puede otorgar un derecho exclusivo sobre el signo para productos o servicios determinados. | No nace automáticamente con la razón social. |
La empresa ya existe. ¿Ahora qué?
La primera semana debería cerrar con una carpeta mínima: certificado de existencia, RUT actualizado, estatutos firmados, aceptación de cargos, libros y actas iniciales, definición contable, modelo de factura, contratos esenciales y calendario de obligaciones. Si habrá empleados, comercio electrónico, tratamiento de datos, inversión extranjera o una actividad vigilada, la lista aumenta.
Antes de empezar a vender
- ¿Los estatutos reflejan los acuerdos reales entre socios?
- ¿La actividad económica y las responsabilidades del RUT son correctas?
- ¿La marca está disponible y conviene solicitar su registro?
- ¿La empresa sabe cómo contratar, facturar y tratar datos personales?
- ¿Hay permisos especiales para el producto, local o actividad?
Fuentes oficiales para continuar
- Ventanilla Única Empresarial: pasos para crear y operar una empresa.
- DIAN: información sobre el Registro Único Tributario.
Esta guía es general. La estructura adecuada depende de los socios, la actividad, la ciudad y las obligaciones particulares del negocio.